Tin địa phương

UBND huyện bố trí lực lượng bảo vệ hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi thực hiện bàn giao

Minh Quân • 19/06/2025 - 16:55

Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi Nguyễn Hoàng Giang vừa ban hành văn bản hỏa tốc gửi các Sở, ban ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố và Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn về việc đôn đốc thực hiện nhiệm vụ cách bách về văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đối với cơ quan cấp huyện, cấp xã.

Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi yêu cầu Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo các phòng, ban, đơn vị, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý, từ nay đến hết ngày 20/6/2025 phải thực hiện nghiêm việc đóng gói, kết thúc phông lưu trữ, bàn giao tạm thời tài liệu theo đúng yêu cầu về tiến độ thời gian và hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Nội vụ.

Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi Nguyễn Hoàng Giang yêu cầu UBND cấp huyện bố trí lực lượng bảo vệ hồ sơ, tài liệu trước khi bàn giao cho UBND cấp xã quản lý.

Bố trí lực lượng bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã được tập kết đến ngày 30/6/2025 và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với công tác phòng cháy, chữa cháy, mưa bão, lũ lụt, ẩm mốc, mất mát hồ sơ tài liệu.

Chỉ đạo các đơn vị sự nghiệp thực hiện ngay việc phân loại, thống kê, đóng gói, giao nộp vào kho lưu trữ của UBND cấp huyện, Chủ tịch UBND cấp huyện chủ động bàn giao toàn bộ khối tài liệu trên cho đơn vị hành chính cấp xã mới tiếp nhận, quản lý và bảo quản an toàn tài liệu.

Trong khi đó, Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi yêu cầu Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn thực hiện nghiêm việc xác nhận khối lượng, niêm phong, bàn giao, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Chỉ đạo bộ phận làm công tác lưu trữ tham mưu Chủ tịch UBND tiến hành hướng dẫn cán bộ, công chức xã lập hồ sơ, chỉnh lý, thống kê, sắp xếp, lập bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ của UBND xã.

UBND cấp xã thực hiện sắp xếp, đóng gói, vận chuyển tài liệu đã được thống kê đến phòng, kho của UBND xã mới sau sắp xếp bộ máy để thực hiện quản lý, bảo quản, bảo vệ.

Chủ tịch UBND xã mới có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã được thống kê, niêm phong của các xã trước đây. Sau khi đi vào hoạt động, khẩn trương chủ động xây dựng phương án và dự toán kinh phí bảo quản, chỉnh lý, số hóa tài liệu của đơn vị hành chính cấp xã.

Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi cũng yêu cầu Sở Nội vụ chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch chuyển hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc UBND cấp huyện đã được thống kê, niêm phong về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và địa điểm được cấp có thẩm quyền bố trí theo đúng quy định sau ngày 1/7/2025.